No tocante ao recenseamento da informação, este foi feito ao nível do documento, tentando, desta forma, uma representação rigorosa e consequentemente fiel da informação que existe em cada capa por nós recenseada. Para isso usamos na BD em Access “PA_1_1_0809.mdb” os seguintes campos:[a]
· Número da pasta (Pasta_num);
· Número do documento (Doc_num);
· Entidade Produtora (Entidade Produtora);
· Destinatário (Destinatário);
· Título (Titulo);
· Data do documento (Data_Documento);
· Datas Extremas (Data_início e Data_fim);
· Tipologia do documento (Tipologia_doc);
· Tradição documental (Tradicao_doc);
· Tipo de suporte (Tipo_suporte);
· Departamento (Depart);
· Observações gerais sobre o documento (Obs_gerais).
Através deste levantamento de informação ficamos a ter conhecimento das actividades que a AEESEIG desenvolve no exercício da sua actividade associativa e como tal torna-se mais “visível” o plano de classificação que teremos de elaborar.
[a] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos. Lisboa : IAN/TT, 1998.
· Número da pasta (Pasta_num);
· Número do documento (Doc_num);
· Entidade Produtora (Entidade Produtora);
· Destinatário (Destinatário);
· Título (Titulo);
· Data do documento (Data_Documento);
· Datas Extremas (Data_início e Data_fim);
· Tipologia do documento (Tipologia_doc);
· Tradição documental (Tradicao_doc);
· Tipo de suporte (Tipo_suporte);
· Departamento (Depart);
· Observações gerais sobre o documento (Obs_gerais).
Através deste levantamento de informação ficamos a ter conhecimento das actividades que a AEESEIG desenvolve no exercício da sua actividade associativa e como tal torna-se mais “visível” o plano de classificação que teremos de elaborar.
[a] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos. Lisboa : IAN/TT, 1998.